Politique des données personnelles

Dans le cadre de ses activités, Virbac France, société par actions simplifiée enregistrée au RCS de Grasse sous le numéro 732 061 338, dont le siège social est situé 13e Rue LID - 06517 Carros - France , lorsqu’elle agit en qualité de responsable de traitement, peut collecter, traiter et utiliser vos données à caractère personnel et s’engage à respecter et se conformer à la législation applicable en matière de protection des données personnelles, en particulier, le Règlement Général européen sur la Protection des Données personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit «RGPD »), ainsi que toutes les règles de droit national prises en application de celui-ci. 

Aux fins de la présente Politique, VIRBAC désigne Virbac France agissant en tant que responsable du traitement des données, indépendamment ou conjointement de Virbac SA. La présente Politique de protection des données à caractère personnel et tout autre document mentionné dans cette Politique, à travers nos sites ou applications mobiles, ont pour objet de vous informer sur :

- les types d’informations personnelles que nous collectons, 
- les finalités pour lesquelles nous les collectons, et la durée de conservation
- la manière dont nous les collectons et les traitons, et les sécurisons
- les personnes avec lesquelles nous les partageons dans le cadre de nos services, et nos relations commerciales 
- les droits dont vous disposez à cet égard.

1. Quels types de Données Personnelles collectons-nous ?

Nous collectons directement des données personnelles vous concernant lorsque vous interagissez avec nous par le biais du présent site (navigation ou complétion d’un formulaire). Parfois ces données peuvent nous être transmises par une tierce partie (lorsque vous interagissez avec nos partenaires par exemple).

Les données à caractère personnel sont toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (la « personne concernée »), telle qu'une adresse e-mail, vos prénom et nom ou votre adresse IP, entre autres exemples.

Virbac veille à collecter et traiter uniquement les Données Personnelles qui sont strictement nécessaires aux finalités auxquelles elles sont destinées.

Nous pouvons ainsi être amenés à collecter : 

• les données d’identification et de contact, telles que vos prénom et nom, adresse, numéro de téléphone, identifiant dans le cadre de la gestion des comptes des vétérinaires vérifiés avec le numéro d’ordre et les comptes ASV ;
• des données de navigation : adresse IP, informations sur la façon dont vous accédez à notre site (pages visitées, durée de la visite, etc…), Cookies ;
• des données professionnelles, telles que votre fonction, le nom de votre entreprise, votre numéro SIRET ;
• des informations commerciales, notamment les informations fournies dans le cadre de la relation contractuelle ou client entre vous ou votre organisation et Virbac, ou autrement les informations que vous ou votre organisation nous soumettez volontairement ;
• des données relatives aux interactions avec notre service client : historique des échanges
• des données, parfois sensibles (données de santé des propriétaires d’animaux), relatives aux interactions avec notre département de pharmacovigilance
• des données de paiement et facturation 
• les données de candidature, telles que vos CV, diplômes, expériences professionnelles et compétences, par exemple lorsque vous postulez pour un emploi chez Virbac ou l’une de ses filiales ;

Informations relatives à d’autres personnes : si vous nous transmettez des informations sur des personnes autres que vous-même, par exemple sur vos employés, homologues, vos conseillers ou vos fournisseurs, vous devez vous assurer qu’ils sont informés de la façon dont leurs informations seront utilisées, et qu’ils vous ont donné l’autorisation nécessaire pour nous les partager et pour nous permettre, ainsi qu’à nos prestataires de services externes, de les utiliser.
Par ailleurs, afin de vous fournir le service adéquat à l’occasion de séminaires ou congrès par exemple, nous pouvons être amenés à détenir des informations permettant indirectement d’identifier une donnée sensible (comme vos allergies) et vos préférences nutritionnelles. Dans ce cas, nous ne collecterons ces données qu’avec votre accord préalable.
 

2. Pour quelles finalités traitons-nous vos Données Personnelles et combien de temps les conservons-nous ?

Virbac collecte et traite vos Données Personnelles pour les finalités ayant un but explicite, légitime et déterminé énoncées ci-dessous.

En tant qu’entreprise pharmaceutique, Virbac doit respecter des règles particulières en lien avec l’information et la promotion des produits de médicaments vétérinaires. Dès lors, une partie des sites et services disposent d’un accès restreint aux seuls professionnels de santé autorisés. En tant que tel, vous pourrez être amenés à vous inscrire pour accéder à ces pages dédiées. Vos données personnelles sont alors recueillies dans ce cadre et en particulier votre numéro d’ordre vétérinaire pour vérification par Virbac ou par un de ses prestataires. Cette vérification est soit automatique ou manuelle.

Virbac conserve vos Données Personnelles le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, et conformément à la législation applicable. Par conséquent, le délai de conservation dépend de la finalité de chaque traitement et de la législation locale.

2.1. Navigation et sécurité sur notre site internet

Traitement	Données personnelles traitées	Base légale	Finalités	Durée de conservation
Sécurité du site	Données de connexion	Intérêt légitime	assurer la sécurité informatique du site internet	12 mois après la collecte
Gestion de votre inscription à un compte Virbac en tant que professionnel	Données d’identification et de connexion	Intérêt légitime	assurer la sécurité informatique du site internet et la sécurité de votre compte/profil	pour toute la durée de votre inscription.   Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en accédant à vos paramètres de compte

 

2.2. Marketing et Communication

 

Traitement	Données personnelles traitées	Base légale	Finalités	Durée de conservation
Envoi de communication marketing (newsletter, information nouveaux produits,etc…)	données d’identification et professionnelles	Consentement	Partager avec vous les dernières actualités de Virbac et de la santé animale	jusqu'à votre désabonnement ou 3 ans après notre dernier contact
Jeux concours	données d’identification et centres d'intérêts	Intérêt légitime	Partager avec vous les dernières actualités de Virbac et de la santé animale	jusqu’à votre désabonnement ou 3 ans après notre dernier contact
Formulaire de contact	Données d’identification et professionnelles	Intérêt légitime	Gérer les demandes des utilisateurs du sites internet, personnes concernées, clients via les formulaires de contact sur le site internet	Temps nécessaire au traitement de la demande puis en fonction des durées légales et réglementaires selon les types de demande
Participation à nos webinaires	Données d’identification	Intérêt légitime	Gérer votre participation aux sessions d’information et de formation sur nos nouveaux produits ou actualités de la santé animale	Temps nécessaire au traitement de la demande puis en fonction des durées légales et réglementaires selon les types de demande
Mesures d’audience et de statistiques de consultation du site	Données de navigation	Consentement (lors de votre connexion au site)	mesurer l’audience et établir des statistiques sur les visiteurs consultant le site internet	Le consentement est renouvelé tous les 6 mois. Les données collectées lors de la navigation, après consentement, sont conservées 24 mois

 

2.3. Relation commerciale

 

Traitement	Données personnelles traitées	Base légale	Finalités	Durée de conservation
Gestion des contrats avec les clients	données d’identification	contrat	Gérer les données clients pendant la relation contractuelle	Durée de la relation commerciale, plus des délais de prescriptions légales
Gestion des contrats avec les partenaires commerciaux	données d’identification professionnelle et les coordonnées bancaires	contrat	Gérer les données des partenaires commerciaux pendant la relation contractuelle	Durée de la relation commerciale, plus des délais de prescriptions légales

 

2.4. Recrutement

 

Traitement	Données personnelles traitées	Base légale	Finalités	Durée de conservation
Gestion des candidatures	données d’identification	intérêt légitime	Gérer les candidatures pour des offres d’emploi au sein de Virbac	2 ans

 

2.5. Signalements

 

Traitement	Données personnelles traitées	Base légale	Finalités	Durée de conservation
Pharmacovigilance - Gestion des signalements d'événements indésirables ou information pertinente sur la pharmacovigilance du à un produit Virbac	données d’identification données sensibles	obligation légale	Gérer les alertes dus à des effets indésirables ou autre problème lié à un médicament Virbac	10 ans à compter de l’année de retrait du produit dans le dernier pays où le produit a été commercialisé
Lutte contre la fraude	données d’identification	Intérêt légitime	Prévenir et lutter contre la fraude, incluant également la gestion des conséquences de cette fraude	1 an si l’alerte n’est pas jugée pertinente   5 ans à compter de la clôture du dossier de fraude   En cas de procédure judiciaire, 5 ans après la clôture du dossier
Alerte professionnelle	données d’identification	Obligation légale & Intérêt légitime d’investiguer sur des allégations de violations de notre Code de conduite	Recueillir et traiter les signalements dans le cadre du dispositif d’alerte professionnelle	Si l’alerte n’est pas fondée, 2 mois à compter de la clôture des investigations   En cas de procédure disciplinaire ou judiciaire, 5 ans après la clôture de ladite procédure
Réclamations	données d’identification	Obligation légale & Intérêt légitime	Gestion des réclamations dans le cadre des signalements reçus

3. Avec qui partageons-nous vos Données Personnelles ?

Pour atteindre les finalités décrites ci-dessus et dans la seule mesure nécessaire à la poursuite de ces finalités, les données personnelles que nous collectons peuvent être transmises à tout ou partie des destinataires suivants :

• les collaborateurs habilités de Virbac selon le traitement donné et tenus à une obligation de confidentialité ; 

• nos partenaires commerciaux et contractuels, y compris nos sous-traitants (sur instruction) comme par exemple à des fins d’enquête statistique, d’analyse et de prospection commerciale, d’hébergement de notre/nos site(s) Internet, de maintenance de nos appareils/logiciels ou pour l’utilisation d’applications et d’outils collaboratifs mis à la disposition de nos employés.

• Les autorités judiciaires, financières, ou d’autres organismes gouvernementaux et autorités de contrôle indépendantes, conformément aux lois applicables notamment dans le cadre de nos obligations juridiques relatives à la prévention ou à la protection contre les crimes (notamment la fraude, la corruption et similaires), à la lutte contre le blanchiment d’argent, la vérification des sanctions et celles liées aux dispositifs d’alerte.

• Certaines professions réglementées, telles que les avocats, huissiers, notaires ou cabinets d’audit.

En plus de cette liste de destinataires, et à condition que vous ayez exprimé votre accord, nous vous rappelons que nous faisons partie du Groupe Virbac, et, pour vous proposer des offres pertinentes, nous pouvons partager vos données avec la société Virbac SA, et ses autres filiales dont la liste figure sur le site internet https://corporate.virbac.com/.

4. Vos Données Personnelles sont-elles transférées hors de l’Union Européenne ?

Nous veillons à ce que vos données personnelles soient traitées et stockées au sein de l’Union européenne et sous le régime du droit européen.

Cependant, suivant le traitement, vos données pourront également être transférées dans un pays situé hors de l’EEE, à nos prestataires de confiance et/ou filiales. Dans ce cas, des traitements de données personnelles peuvent être réalisés hors de l’Union européenne, à condition qu’ils soient assortis de garanties conformes à la législation applicable, en particulier la signature d’un contrat suivant le modèle proposé par la Commission européenne et protecteur de vos données (aussi appelées clauses contractuelles types, CCT, ou SCC’s en anglais), ou le stockage dans un pays reconnu par l’autorité de contrôle pour les garanties qu’il présente (décision d’adéquation). Lorsque le pays vers lequel les données sont transférées ne dispose pas de mesures de protection comparables à celles de l’UE, nous avons recours à des « garanties appropriées ou adaptées », permettant de compenser l’insuffisance de la protection des données.

5. Comment assurons-nous la sécurité des données que nous traitons ?

Virbac attache une grande importance à vos Données Personnelles et prend toutes les précautions raisonnables afin de les protéger et sécuriser afin d’assurer leur confidentialité et leur intégrité et qu’elles ne soient ni modifiées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés. 

Nous prenons des mesures de protection physique, électronique et organisationnelle pour prévenir toute atteinte à vos données personnelles, et ces mesures sont régulièrement évaluées pour vérifier que notre organisation est à jour des standards de protection. Nous mettons en œuvre les procédures internes adéquates afin de sensibiliser nos employés et d’assurer le respect de ces mesures au sein de notre organisation, et nous veillons à leur respect par nos partenaires. Nous exigeons que nos partenaires et sous-traitants, qui gèrent vos données en notre nom, en fassent de même et garantissent le même niveau de protection que celui de Virbac. 

Étant donné que la transmission de données via Internet n’est pas une opération totalement sécurisée, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données que vous transmettez sur notre site. 

Nous vous recommandons aussi d’être prudents. Par exemple, ne partagez pas vos identifiants et mots de passe, ou le matériel sur lequel ils sont pré-enregistrés.

6. Collectons-nous des Données Personnelles de mineurs ?

Notre site internet et nos applications sont destinés aux personnes majeures (législation locale applicable). 

Nous ne collectons pas intentionnellement d’informations venant de mineurs de moins de 18 ans sauf en cas d’obtention de l’autorisation des parents ou du titulaire de l’autorité parentale avant de fournir des données personnelles. Si nous constatons que des données personnelles de mineurs ont été collectées sans l’autorisation préalable des parents, nous procéderons immédiatement à leur destruction.

7. Liens vers les sites internet de parties tierces

Notre site Internet ainsi que nos bulletins d’information, mises à jour par e-mail et autres communications peuvent occasionnellement contenir des liens renvoyant aux sites Internet de tierces parties. Les données à caractère personnel que vous fournissez via ces sites Internet ne sont pas soumises à la présente Politique de protection des données à caractère personnel et nous ne sommes pas responsables du traitement de vos données par ces sites Internet. 

Nous vous informerons quand vous quitterez le site internet de Virbac avant d'être redirigé vers un autre, la politique de protection des données de ce nouveau site lui étant propre.